Dr X.
Bonjour. Je rebondis sur la question de la conservation des dossiers médicaux. Lors du rachat de patientèle il y a 2 ans, mon prédécesseur m'a confié la totalité de ses dossiers sous forme de fiches papier. Pour ma part, j'ai informatisé le cabinet et scanné les dossiers de la plupart des anciennes patientes qui sont venues me consulter ces 2 dernières années. Si je viens à déménager, dois-je conserver les dossiers papier qui m'ont été confiés, ou puis-je les détruire ou les remettre à mon prédécesseur ? Plus précisément : à qui reviendrait la responsabilité d'une patiente qui réclamerait son dossier "papier" ? Merci de votre réponse.
Cher Docteur bonsoir,
Pour répondre à votre question, vos patients ne sont plus fondés à « réclamer leur dossier papier » dans la mesure où depuis une ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 fixant les conditions selon lesquelles les documents comportant des données de santé à caractère personnel ou reproduits sous forme numérique, peuvent se voir reconnaître une force probante, les dossiers médicaux détenus par les professionnels de santé peuvent être conservés sous format numérique.
L’existence d’un double papier n’est plus exigée.
Toutefois, une chose est de pouvoir satisfaire à l’obligation de conservation par la production d’une copie numérique, et une autre est de conférer à cette copie une valeur probante. En effet, le principal risque, au delà de satisfaire à la demande d’un patient de disposer de son dossier médical, est de voir l’authenticité de cette copie remise en cause par ledit patient.
Par exemple, si un patient recherche votre responsabilité au motif qu’il n’aurait pas été informé des risques liés à une intervention, pourra-t-il remettre en cause l’authenticité du recueil de consentement numérisé et caractériser ainsi un manquement à votre obligation d’information ?
Pour que la copie numérique d’un document ait la même valeur de preuve qu’un original, il faut qu’elle soit considérée comme fiable.
Déjà en 2008, la Cour de cassation (Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) dans un arrêt du 4 décembre 2008 avait jugé que : « Lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348 du code civil) ;
L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document. ».
1°/ Condition tenant à son identification : le procédé de reproduction électronique doit contenir des informations liées à la copie permettant son identification, notamment la date de création de la copie.
2°/ Condition tenant à son intégrité : la copie numérique doit présenter une garantie d’intégrité par rapport au document original. Il s’agit de s’assurer que le document n’a pas été amendé depuis sa création. Cette condition est présumée remplie par l’usage d’un horodatage qualifié,
3°/ Condition tenant à son archivage : la copie électronique doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
Le support utilisé pour l’archivage doit lui aussi offrir des garanties de pérennité. Il s’agit de recourir à un système d’archivage électronique conforme à des normes ISO et AFNOR.
Une autre solution consiste à confier les dossiers médicaux informatisés à une société agréée pour l’hébergement des données de santé.
Espérant avoir répondu à votre interrogation, et me tenant à votre disposition
Très bien à vous.
Maud Geneste.
Pour répondre à votre question, vos patients ne sont plus fondés à « réclamer leur dossier papier » dans la mesure où depuis une ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 fixant les conditions selon lesquelles les documents comportant des données de santé à caractère personnel ou reproduits sous forme numérique, peuvent se voir reconnaître une force probante, les dossiers médicaux détenus par les professionnels de santé peuvent être conservés sous format numérique.
L’existence d’un double papier n’est plus exigée.
Toutefois, une chose est de pouvoir satisfaire à l’obligation de conservation par la production d’une copie numérique, et une autre est de conférer à cette copie une valeur probante. En effet, le principal risque, au delà de satisfaire à la demande d’un patient de disposer de son dossier médical, est de voir l’authenticité de cette copie remise en cause par ledit patient.
Par exemple, si un patient recherche votre responsabilité au motif qu’il n’aurait pas été informé des risques liés à une intervention, pourra-t-il remettre en cause l’authenticité du recueil de consentement numérisé et caractériser ainsi un manquement à votre obligation d’information ?
Pour que la copie numérique d’un document ait la même valeur de preuve qu’un original, il faut qu’elle soit considérée comme fiable.
Déjà en 2008, la Cour de cassation (Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) dans un arrêt du 4 décembre 2008 avait jugé que : « Lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348 du code civil) ;
L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document. ».
1°/ Condition tenant à son identification : le procédé de reproduction électronique doit contenir des informations liées à la copie permettant son identification, notamment la date de création de la copie.
2°/ Condition tenant à son intégrité : la copie numérique doit présenter une garantie d’intégrité par rapport au document original. Il s’agit de s’assurer que le document n’a pas été amendé depuis sa création. Cette condition est présumée remplie par l’usage d’un horodatage qualifié,
3°/ Condition tenant à son archivage : la copie électronique doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
Le support utilisé pour l’archivage doit lui aussi offrir des garanties de pérennité. Il s’agit de recourir à un système d’archivage électronique conforme à des normes ISO et AFNOR.
Une autre solution consiste à confier les dossiers médicaux informatisés à une société agréée pour l’hébergement des données de santé.
Espérant avoir répondu à votre interrogation, et me tenant à votre disposition
Très bien à vous.
Maud Geneste.
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